Ms Excel

Ms Excel

প্রথমে পরিচিতি এর পরই যোগের সূত্র:

দুটি সংখ্যা পাশাপাশি থাকলে নিম্নের সূত্রের সাহায্যে যোগ করা হয়:-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস + ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

দুই বা ততোধিক সংখ্যা পাশাপাশি থাকলে নিম্নের সূত্রের সাহায্যে যোগ করা হয়:-

গঠন: =Sum(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

 

উদাহরন: দরুন আমরা 100 এবং 50 যোগ করব C1 সেলে , এজন্য আমাদেরকে সর্বপ্রথম C1 সেলে =(সমান) চিহৃ দিতে হবে । তারপর 100  এর সেল এড্রেস দিতে হবে, খেয়াল করে দেখুন 100  A কলামে এবং 1 নং রো তে রয়েছে এজন্য 100 এর সেল   এড্রেস হবে A1। ( কি এখন কি সেল এড্রেস বিষয়টি ক্লিয়ার হয়েছে    )

তারপর (+) সাইন দিয়ে 50 এর সেল এড্রেস দিয়ে এন্টার প্রেস করলে আমরা আমাদের ফলাফল পেয়ে যাব। অর্থাৎ সূত্র হবে =A1+B1   Press Enter.

অনেকে বলতে পারেন এই সামান্য জিনিস নিয়ে এত পেচাল মারতেসি কেন!!!!!!!! ভাই আমার টিউন টা মূলত নতুনদের জন্য তাই  এ রকম পেচাল মারতেসি

বিয়োগের সূত্র:

দুটি সংখ্যার মধ্যে বিয়োগ করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে বিয়োগ করতে হয়:-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস – ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

গুনের সূত্র:

দুটি সংখ্যার মধ্যে গুন করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে গুন করতে হয়:-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস * ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

ভাগের সূত্র:

দুটি সংখ্যার মধ্যে ভাগ  করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে ভাগ  করতে হয়:-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস /২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

পার্সেন্টিজ(%) বের করার সূত্র:

গঠন: =(যে সংখ্যার পার্সেন্টিজ বের করবেন ঐ সংখ্যা * যত পার্সেন্ট বের করবেন% ) তারপর এন্টার দিতে হবে।

উদাহরন: আমরা 5,000 এর 10% পাসেন্ট বের করব। তাহলে সূত্র হবে =5,০০০ এর সেল এড্রেস*10%

 

গড় বের করার সূত্র:

গঠন: =average(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

উদাহরন: দরুন আমরা ১০, ২০, ৩০,৪০ ও ৫০ এই পাঁচটি সংখ্যার গড় বের করব, তাহলে সূত্র হবে:

=average(১০ এর সেল এড্রেস : ৫০ এর সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

 

সর্বনিম্ন সংখ্যা বের করা সূত্র:

গঠন: =min(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

সর্বোচ্চ সংখ্যা বের করা সূত্র:

গঠন: =max(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

সংখ্যা গননা করার সূত্র:

গঠন: =Count(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

 

 

Result Sheet Grade System

—————————————————————————

এবার চেষ্টা করি  আমরা কিভাবে গ্রেডিং সিস্টেম এ একটি রেজাল্ট শীট তৈরী করব। চলেন এবার গ্রেডিং সিস্টেমের নিয়ম গুলো দেখে নেই:

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৮০ নম্বেরর উপরে হলে হবে A+ Grade

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৭০-৭৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে A Grade

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৬০-৬৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে A- Grade

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৫০-৫৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে B Grade

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৪০-৪৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে C Grade

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৩৩-৩৯ নম্বেরর মধ্যে হলে হবে D Grade

• মোট প্রাপ্ত নম্বর  ৩৩ নম্বেরর নিচে হলে অকৃতকার্য বা Fail.

এবার নিচে মত করে একটি ডাটাবেজ তৈরী করুন:

প্রথমে A1 থেকে M1 পর্যন্ত সেলকে সিলেক্ট করে Merge Cell করে ফেলুন, তারপর টাইপ করুন Result Sheet Grade System । (Merge Cell নিয়ে আগের টিউন এ আলোচনা করা হয়েছে)।

লক্ষ্য করে দেখুন লেখা গুলো ভার্টিক্যালি রয়েছে। এক্সেলে আমরা যেকোন লেখাকে বিভিন্ন angle এ  লিখতে পারি । যে লেখাকে আপনি angle  করবেন ঐ লেখাকে সিলেক্ট করে Home Menu এর Orientation থেকে লেখাকে Angle বা Vertical করুন।

Average: Average বের করার জন্য সেল পয়েন্টারটিকে L3 সেল এ রাখুন। তারপর নিম্নের সুত্র টাইপ করুন:

=AVERAGE(C3:K3) তারপর এন্টার দেন।

Grade: এবার আমরা আমাদের আসল কাজটি করব গ্রেড বের করব। গ্রেড বের করার জন্য সেল পয়েন্টারটিকে M3 সেল এ রাখুন । তারপর নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:

=IF(OR(C3<33,D3<33,E3<33,F3<33,G3<33,H3<33,I3<33,J3<33,K3<33),

“Fail”,IF(L3>=80,”A+”,IF(L3>=70,”A”,IF(L3>=60,”A-“,IF(L3>=50,”B”,IF(L3>=40,”C”,IF(L3>=33,”D”,IF(L3<33,”F”))))))

তারপর  এন্টার দিন। সূত্রটি কিছুটা লম্বা তাই দুই লাইনে দিলাম । লক্ষ্য রাখবেন সূত্রের মাঝখানে কোন স্পেস হবে না । আর এটা হচ্ছে  ( ” ) ডাবল কোটেশন, কখন ভুলে সিঙ্গেল কোটেশন দিবনে না তাহলে সুত্র ভূল দেখাবে । মূলত ডাবল কোটেশনের ভিতর যা লেখা হয়, তাই ফলাফলে প্রদর্শিত হয়।

দেখেন তো এরকম হয়েছে কিনা–

তাড়াহুড়া করবেন না।

 

 

আসলে সব কাজেই মনোযোগটাই আসল।নতূবা সফলতা অসম্ভব

কি বোর্ড ব্যবহার করে কার্সর স্থানান্তর

===================================================================================

Salary Sheet

আজকে আমরা কিভাবে একটি প্রতিষ্ঠানের Salary Sheet তৈরী করতে হয় তা শিখব।

শুধুমাত্র বেসিক সেলারী দেয়া থাকবে, নিম্নের শর্ত আনুযায়ী আমরা মোট সেলারী বের করব । তাহলে চলুন শুরু করা যাক:

• 1. House Rent (HR), Basic এর 50%

• 2. Medical Allowance (MA) , Basic এর 10%

• 3. Provident Fund (PF), Basic এর 10%

• 4. Income Tax- (IT), Basic 2000 টাকার নীচে হলে 0%

• Income Tax- Basic 2000 থেকে 5000 পর্যন্ত হলে 5%

• Income Tax- Basic 5000 টাকার উপরে হলে 10%

• 5. Provident Fund & Income Tax Net Salary  এর সঙ্গে প্রদেয় নয়।

নিচের মত করে একটি ডাটাবেজ তৈরী করুন:

House Rent: মাউস পয়েন্টারটি D2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:

=C2*50% তারপর এন্টার দিন।

এখানে C2 হচ্ছে বেসিক এর সেল এড্রেস। আমরা মাত্র একজনের হাউস রেন্ট বের করলাম । এখন বাকি গুলা বের করতে মাউস দিয়ে D2 সেলে ক্লিক করে মাউস পয়েন্টার D2 সেলের ডানের নিচের কর্নারে নিলে দেখবেনে একটি প্লাস চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন মাউস পয়েন্টারকে ড্রাগ (চেপে নিচের দিকে টান দিন) করে নিচের দিকে টেনে ছেড়ে দিন ।

কি!!! বাকি গুলোর ফলাফল চলে আসছে না!!!!

Medical Allowance: মাউস পয়েন্টারটি E2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:

=C2*10% তারপর এন্টার দিন। বাকি গুলো কিভাবে রেব করবেন তা আশা করি আর বলে দিতে হবে না!!!

Provident Fund: মাউস পয়েন্টারটি F2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:

=C2*10% তারপর এন্টার দিন।

Tax:   মাউস পয়েন্টারটি G2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:

=IF(C2<2000,0,IF(AND(C2>=2000,C2<=5000),C2*5%,IF(C2>5000,C2*10%))) তারপর এন্টার দিন।

(সূত্রটি  উপরের Tax এর শর্ত অনুযায়ী তৈরী করা হয়েছে)

তারপর এন্টার দিন।

Total: মাউস পয়েন্টারটি H2 সেলে এনে নিম্নের সূত্রটি লিখুন:

=C2+D2+E2-(F2+G2) তারপর এন্টার দিন।

কি পেরেছেন তো!!! হয় নাই ভাইয়া কষ্ট করে আরেক বার ট্রাই করে দেখেন।।। সূত্রগুলো সাবধানে লেখতে হবে, তাড়াহুড়া করবেন না।

 

 

Electric Bill

আজকে আমরা এক্সেলের মাধ্যমে ইলেকট্রিক  বিল তৈরী করা শিখব। কি সবাই কি প্রস্তুত ! তাহলে চলুন শুরু করা যাক। বিদুৎ বিতরন কতৃপক্ষ বিদুৎ বিল ধার্য করার জন্য সাধারনত তাদের নির্ধারিত রীতি প্রয়োগ করেন। সাধারনত প্রবর্তিত নীতি হল বিদুৎ খরচ  যদিঃ-

• ০০১ থেকে ২০০ ইউনিট পর্যন্ত হলে প্রতি ইউনিট = ২.৫০ টাকা.

• ২০১  থেকে ৪০০ ইউনিট পর্যন্ত হলে প্রতি ইউনিট = ৩.৫০ টাকা.

• ৪০১ থেকে ৫০০ ইউনিট পর্যন্ত হলে প্রতি ইউনিট = ৪.৫০ টাকা.

• ৫০০ ইউনিট  এর উপরে হলে প্রতি ইউনিট = ৫.৫০ টাকা.

বি:দ্র: বর্তমানে ইউনিট প্রতি টাকার পরিমাণ সম্ভবত বাড়ানো হয়েছে, কি পরিমাণ বাড়ানো হয়েছে তা আমার জানা নেই। তবে এটা কোন মুখ্য ব্যাপার না, আপনি যদি নিয়ম জানেন তাহলে যেকোন নীতিতে আপনি বিদুৎ বিল বের করতে পারবেন। তাই আপনাদের কাছে আমার অনুরোধ সূত্রের কন্ডিশন গুলো একটু খেয়াল করে দেখবেন। শুধু শুধু মুখস্ত করে লাভ নেই! কন্ডিশন বুঝলে সুত্র আপনি নিজেই তৈরী করতে পারবেন।

এবার নিচের মত করে একটি ডাটাবেজ  তৈরী করেন:

Taka: এখন আমরা উপরের ইউনিটের নীতি অনুযায়ী সবার টাকা বের করব। এখন D4 সেল মাউস পয়েন্টার নিয়ে নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:

=IF(C4<=200,C4*2.5,IF(AND(C4>200,C4<=400),C4*3.5,IF(AND(C4>400,C4<=500),C4*4.5,C4*5.5)))   তারপর এন্টার দিন।

সূত্রগুলো একটু খেয়াল করে লেখবেন। মুখস্ত বা দেখে দেখে না লেখে একটু বুঝে লেখার চেষ্টা করবেন।

এবার দেখেন তো এরকম হয়েছে কিনা!!!

Wrap Text: খেয়াল করে দেখুন Service Charge দুই লাইনে লেখা আছে  । অনেক সময় Text একটু লম্বা হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে আমরা যদি কলাম এর দৈঘ্য বৃদ্ধি করি তাহলে দেখা যায় যে, তা প্রিন্ট এরিয়া এর বাহিরে চলে যায়। এজন্য লম্বা লেখাকে দুই লাইনে করার জন্য Wrap Text ব্যবহার করা হয়। চলুন এবার আমরা Service Charge লেখা দুই লাইনেকরি:- প্রথমে Service Charge লেখুন,তারপর লেখাটি যে সেলে আছে তা সিলেক্ট থাকা অবাস্থায় Wrap Text এ ক্লিক করুন।

Service Charge: Service Charge সকলের জন্য সমান। মনে করি Service Charge হচ্ছে ১০ টাকা । তাহলে এবার E4 সেলে ১০ লেখে বাকিগুলো ডাগ্র করে ছেড়ে দিন।

VAT: মনে করি Vat হচ্ছে টাকার ৫% ।তাহলে ভ্যাট বের করার জন্য F4 সেলে মাউস পয়েন্টার নিয়ে নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:

=D4*5% তারপর এন্টার দিন।

Amount To Be Paid: এবার আমরা Amount To Be Paid বের করব, অর্থাৎ সর্বমোট কত টাকা  বিল দিতে হবে। Amount To Be Paid  বের করার জন্য G4 সেলে মাউস পয়েন্টার নিয়ে নিম্নের সূত্র টাইপ করুন:-

=SUM(D4:F4) অথবা  =D4+E4+F4 তারপর এন্টার দিন। এটা ইচ্ছা করলে আপনি Auto Sum দিয়ে ও বের করতে পারেন।(Auto Sum সম্পর্কে পূর্বের টিউন এ আলোচনা করা হয়েছে)

এবার দেখেন তো এরকম হয়েছে কিনা!!!!

কি হয়েছে  গুড বেরি গুড। হয় নাই    আরেক বার ট্রাই করেন হয়ে যাবে ইনশা্আল্লাহ।

আজ এ পর্যন্তই । সবাই ভাল থাকবেন, সুস্থ থাকবেন।

 

ক্যাশ মেমো  তৈরী করা

আমি আপনাদের কে বিভিন্ন প্রজেক্ট এর মাধ্যমে এক্সেল এর বিভিন্ন দিক নিয়ে আলোচনা করব । কারন আমার মতে ধারাবাহিক ভাবে বর্ননা না করে প্রজেক্ট ভিত্তিক ভাবে শিখলে নতুনরা সহজে বুঝতে পারবে।।।

প্রথমে Microsoft Excel Open করেন: Start> All Programs> Microsoft Office >Microsoft Office Excel 2007.

চলুন তাহলে আমরা কাজ করা শুরু করি:

১ম ধাপ:

খেয়াল করে দেখুন Cash Memo লেখাটি টিক মাঝখানে আছে এবং এটাতে মাত্র একটি সেল আছে। এ কাজটি করা হয়েছে Merge Cell এর মাধ্যমে । একাধিক সেলকে একটি মাত্র সেল এ রুপান্তর করা জন্য  Merge Cell ব্যবহৃত হয়। যে কয়েকটি সেল কে Merge করবেন সে কয়েকটি সেলকে সিলেক্ট করে Merge Cell   এ ক্লিক করলে সেল গুলো Merge হয়ে যাবে অর্থাৎ একটি মাত্র সেল এ রুপান্তরিত হবে।

২য় ধাপ:

খেয়াল করে দেখুন Sl. No এর নিচে 1,2,3 এভাবে সিরিয়াল দেয়া আছে। ধরুন আপনার প্রয়োজন ক্রমিক 1 থেকে 100 অথবা মাসের নাম জানুয়ারি থেকে ডিসেম্বর বা দিনের নাম রবি থেকে শনি পর্যন্ত । এগুলো যদি টাইপ করতে থাকেন তাহলে তো এখানেই আপনার ১২ টা বেজে যাবে!!!!!!!

না আমি থাকতে আপনাদের বারটা বাজতে দিব না !!!! এ কাজ টি পানির মত সহজ যদি আপনি Data Fill নিয়ম জানেন।।

তাহলে চলুন ট্রাই করে দেখি: প্রথমে 1 এবং 2 লিখুন তারপর 1 এবং 2 কে সিলেক্ট করুন । ২ যে সেলে আছে ঐ সেলের কর্নারে নিলে দেখবেন একটি কালো প্লাস (+) চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন ঐ কালো প্লাস চিহৃকে চেপে ধরে (ড্রাগ করে) যত সংখ্যা প্রয়োজন তত সংখ্যাতে নিয়ে ছেড়ে দেন। ব্যস কাজ খতম!!! আর হ্যা অবশ্যই 1 এবং 2 দুটোই যেন সিলেক্ট অবস্থায় থাকে সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে।

এভাবে মাস, ক্রমিক নাম্বার , সাপ্তাহ  Data Fill করা যাবে খুব সহজে।।।।।

৩য় ধাপ:

এখন প্রথম ছবিটি দেখে দেখে বাকি ডাটা গুলো হবুহু এন্টি করেন। এখন আমরা Pen Drive এর  Amount বের করব। তাহলের Amount বের করার জন্য প্রথমে E3 সেলে এ পয়েন্টার নিয়ে নিম্নে সূত্র টাইট করেন:

=C3*D3 তারপর এন্টার দেন, দেখেন ফলাফল চলে এসেছে। সেল এড্রেস মুখস্থ লেখা লাগবে না প্রথমে = (সমান) চিহৃ দিয়ে আপনি যে সংখ্যাটির সেল এড্রেস লিখবেন ঐ সংখ্যাটিতে ক্লিক করলেই সেল  এড্রেস চলে আসবে

প্রথমটার ফলাফল আমরা পেলাম তাহলে বাকি রইল আরো দুটো না এগুলোর সূত্র আর আপনাকে কষ্ট করে লেখতে হবে না । প্রথমটার ফলাফল সিলেক্ট করে ড্রাগ করে নিচের দুটোতে নিয়ে যান ব্যস ফলাফল চলে আসবে।

৪র্থ ধাপ:

হ্যা এখন তাহলে  Total Amount টা বের করে ফেলেন। সূত্র টা হবে =sum(E3:E5)  তারপর এন্টর চাপেন।

৫ম ধাপ:

হ্যা এখন আমরা Due বের করব । সূত্র টা হবে =E6-E7 তারপর এন্টর চাপেন।

কাজ শেষ এখন দেখেন তো এটা এরকম  হয়েছে কিনা!!!!!!!!!!

কি এরকম হয়েছে!!! তাহলে আপনি ১০০ তে ১০০ পেয়েছেন । হয়নাই আরেক বার ট্রাই করে দেখেন হয়ে যাবে ইনশাআল্লাহ।